Format dan Cara Membuat Surat Resmi

Apakah yang dimaksud dengan surat resmi (official letter)? Pemahaman Surat Resmi ialah surat yang dipakai untuk kepentingan formal/ resmi oleh beberapa pihak khusus, baik itu perseorangan, instansi, organisasi, atau lembaga spesifik untuk sama-sama berkomunikasi keduanya dengan resmi.

Surat resmi dibikin dengan aturan serta ketentuan yang sudah dipastikan, contohnya pemakaian bahasa baku, isi surat mesti efisien serta jelas, serta dibikin dengan jeli sesuai dengan keperluannya.

Walau surat resmi seringkali dipakai untuk kepentingan pribadi, surat resmi itu masih dibikin sama dengan ketentuan spesifik. Salah satunya contoh surat resmi yang dipakai dengan pribadi ialah surat undangan pernikahan.

Simak juga: Pemahaman Surat Dengan Umum

Manfaat Surat Resmi

Surat resmi mempunyai Manfaat Surat resmi yang tidak bisa kita dapatkan pada type surat yang lain. Merujuk pada pengertian surat resmi diatas, di bawah ini ialah fungsi-fungsi surat resmi itu:

1. Menjadi fasilitas info atau pemberitahuan tentang beberapa hal spesifik yang dikatakan oleh satu pihak pada pihak yang lain, contohnya penyampaian ide atau pemikiran. 
2. Surat resmi bisa berperan menjadi bukti tercatat (otentik) berbentuk dokumen di mana dalamnya bisa diakui serta dipertanggungjawabkan. 
3. Menjadi dasar kerja dalam lakukan satu pekerjaan atau kegiatan di mana surat resmi itu berisi mengenai beberapa langkah kerja untuk pekerjaan spesifik. 
4. Sabagai alat untuk pengingat buat si penerima surat baik itu perseorangan, organisasi, atau instansi. Itu penyebabnya surat resmi butuh didokumentasikan supaya bisa dipakai menjadi data di masa datang. 
5. Surat resmi pun berperan menjadi bukti historis serta bukti urutan. 
6. Walau sekarang ini sudah ada sarana tehnologi seperti e-mail (surat elektronik) serta yang lain, peranan surat resmi berbentuk print out masih dibutuhkan untuk kepentingan spesifik, baik itu kepentingan usaha, niaga, pemberitahuan, serta kepentingan yang lain. 

Simak juga: Contoh Surat Resmi Undangan

Ciri-Ciri Surat resmi

Kita bisa mengetahui satu ciri surat resmi dari karakteristiknya. Di bawah ini ialah beberapa ciri surat resmi hingga kamu dapat mengenalinya dengan gampang:

1. Surat resmi memakai bahasa baku sama dengan aturan bahasa Indonesia serta Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dari mulai kosa kata, frasa, sampai tata bahasa yang digunakan. 
2. Surat resmi dibikin dalam bahasa yang singkat, padat, serta efisien, dan gampang dipahami tujuan serta dalamnya. 
3. Surat resmi tidak memakai bahasa implisit, tetapi bahasa eksplisit. 
4. Dibikin berbentuk full block atau semi block/ intended block 
5. Ada kop surat yang mengatakan pihak yang keluarkan surat resmi itu. 
6. Di surat resmi tetap tercantum nomer surat, tentang, tanggal, alamat arah, serta lampiran jika ada. 
7. Surat resmi memerlukan stempel atau cap spesial untuk keadaan spesifik. 
8. Surat resmi memiliki bentuk sistematis serta dibikin sesuai dengan ketentuan yang baku. 

Jenis-Jenis Surat resmi

Sesudah mengerti pengertian surat resmi, manfaat serta ciri-cirinya jadi kita pun butuh tahu beberapa jenis surat resmi. Di bawah ini ialah beberapa macam surat resmi:

1. Surat Ketetapan 

Surat resmi ini mempunyai tujuan untuk mengemukakan ketetapan dari atasan tentang beberapa hal yang sampai kini belumlah jelas. Biasanya surat ketetapan terkait dengan satu lembaga atau instansi. Contohnya surat ketetapan pengangkatan pegawai.

2. Surat Permintaan 

Surat permintaan dipakai saat satu pihak mengemukakan satu permintaan pada pihak lainnya. Contohnya surat permintaan pertolongan dana, surat permintaan perceraian, dan sebagainya.

3. Surat Perintah 

Surat resmi yang dalamnya memberi petunjuk pada bawahan. Contohnya surat perintah perjalanan dinas, surat perintah untuk lembur, dan sebagainya.

4. Surat Kuasa 

Surat resmi yang dalamnya memberi kuasa atau kuasa pada pihak lainnya. Contohnya surat kuasa untuk pembayaran pajak, surat kuasa pemungutan uang di bank, dan sebagainya.

5. Surat Panggilan/ Undangan 

Surat resmi yang dipakai untuk menyebut atau mengundang seorang untuk kepentingan spesifik. Contohnya surat panggilan kerja, surat panggilan kepolisian, surat undangan pernikahan, dan sebagainya.

6. Surat Edaran 

Surat resmi yang dibikin serta diperuntukkan pada kelompok spesifik di mana dalamnya pemberitahuan pekerjaan atau perihal spesifik. Contohnya surat edaran pengumuman libur ujian.

Susunan Surat Resmi

Seperti yang dijelaskan pada pengertian surat resmi diatas, dalam surat resmi ada bagian-bagian terpenting yang perlu diperlengkapi. Bagian-bagian tulisan surat resmi itu ialah:

1. Kepala Surat (Kop Surat) 

Kepala surat terbagi dalam:

Logo lembaga/ instansi
Nama lembaga/ instansi
Alamat, No. Telephone/ fax, serta e-mail lembaga/ instansi

2. Nomer Surat 

Setiap saat satu lembaga/ instansi mengirim surat, tentu diperlengkapi dengan nomer surat. Karenanya ada nomer surat itu, maka gampang tahu berapakah jumlahnya surat yang sudah dikeluarkan dalam sebulan.

3. Tanggal Surat 

Surat resmi tetap diperlengkapi dengan tanggal pembuatan surat. Ini bermanfaat menjadi info waktu dibuatnya surat itu.

4. Lampiran atau Perihal 

Kadang surat resmi diperlengkapi dengan lampiran, yakni dokumen lainnya menjadi simpatisan surat resmi itu.

5. Alamat Tujuan

Alamat arah diberikannya surat resmi itu. Umumnya penulisannya singkat saja sebab alamat komplet arah umumnya tercantum pada sampul surat.

6. Salam Pembuka 

Kata pembuka dari satu surat resmi di mana memiliki bentuk baku serta resmi dalam bahasa yang sopan.

7. Isi Surat 

Isi surat ialah sisi penting dari surat resmi. Info yang dimuat dalam sisi isi mesti dibikin singkat, padat, serta jelas dengan memakai bahasa baku.

8. Salam Penutup 

Tidak hanya salam pembuka, tentu saja ada salam penutup surat. Perihal ini untuk tunjukkan kesopanan dalam berkomunikasi lewat surat resmi.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat 

Di bagian ini mesti tercantum nama serta tanda-tangan pengirim surat atau penanggungjawab.

10 Tembusan 

Tembusan bisa dibikin jika surat resmi itu perlu untuk diketahui oleh pihak lainnya.